Le Critère 6 du Référentiel Qualiopi demande au prestataire de s'inscrire et de s'investir dans son environnement. C'est un critère totalement nouveau par rapport aux attendus précédents du DataDock.
3 indicateurs de ce critère sont consacrés à la Veille :
- Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
- Indicateur 24 : Veille sur l’évolution des compétences, des métiers et des emplois dans le périmètre d’activité du prestataire;
- Indicateur 25 : Veille sur l’innovation pédagogique et technologique.
Au-delà de la simple collecte d'informations sur ces différents sujets, le Référentiel exige que le prestataire en exploite les enseignements.
Cela signifie que le jour de l'audit, le prestataire doit être à même de démontrer que cette veille a bien été réalisée mais également qu'elle a été analysée et éventuellement prise en compte dans les modifications stratégiques, pédagogiques, réglementaires ou organisationnelles de l'organisme.
C'est sur ce dernier point que le prestataire devra se montrer particulièrement attentif, vigilant et méthodique.
Pour vous aider, voici une infographie qui décrit une méthodologie de veille en 5 étapes :
1. Définir les modalités de la veille : Quoi surveiller, A quelle fréquence, Qui s'en occupe ?
2. Identifier les sources pertinentes : afin de ne pas vous noyer sous les informations, sélectionnez des supports qui font autorité dans leur domaine (sites officiels, sites et blogs professionnels, publications d'experts sur les réseaux sociaux, revues spécialisées). Ne négligez pas les formations, les conférences, les échanges proposés par vos réseaux professionnels (OPCO, partenaires handicap, syndicats, fédérations, etc.).
3. Collecter efficacement : une fois les sources identifiées, il faut être en capacité de les suivre et des les rassembler. Pour cela, des outils de curation existent. A vous de choisir le ou les vôtres, quelques exemples figurent sur l'infographie.
4. Analyser, organiser et tenir à jour : après vous être assuré de la fiabilité des sources, et si le document est bien en rapport avec les objectifs de votre veille, il convient alors d'en cibler les informations pertinentes, des les synthétiser pour qu'elles puissent être utilisées par votre structure et vos équipes. Si ce document remplace un autre document du même type, n'oubliez pas de supprimer ou d'archiver le précédent. Les données et synthèses issues de votre veille doivent ensuite être classées selon une méthode bien définie afin que vous puissiez les retrouver et donc les exploiter et les partager aisément.
5. Exploiter et diffuser les résultats : enfin dernière étape mais finalement la plus importante au regard du Référentiel, l'exploitation des données issues de la veille et la diffusion des résultats de cette exploitation en interne comme en externe afin de créer un cercle vertueux d'amélioration continue. Si les informations collectées peuvent avoir un impact direct ou indirect significatif sur vos activités, alors vous devez en tenir compte et vous adapter : cela peut signifier par exemple modifier vos modèles de documents, vos process, vos exigences vis à vis de vos prestataires, faire évoluer votre offre de formation, budgéter l'achat de nouveaux matériels, adapter vos locaux, dédier ou repositionner des ressources humaines ou matérielles, etc.
Vous pouvez télécharger l'infographie ci-dessous en pdf ici : https://bit.ly/2VTpaEH
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